Informationen für Teilnehmende an Videokonferenzen
Wir nutzen zur betrieblichen und geschäftlichen Kommunikation sogenannte Videokonferenz-Tools, um die räumliche Distanz zu unseren Gesprächsbeteiligten zu überwinden und eine angenehme, persönliche Gesprächsatmosphäre herzustellen. Diese Information dient dazu, Sie über die damit verbundene Verarbeitung Ihrer Daten aufzuklären und unseren Pflichten nach den bestehenden Datenschutzgesetzen nachzukommen.
Verantwortliche der Datenverarbeitung ist die Stadtreinigung Hamburg Anstalt des öffentlichen Rechts.
Zum Zwecke der Kommunikation geschäftlicher oder betrieblicher Art nutzen wir das Videokonferenz-Tool Microsoft Teams. Hierbei werden die folgenden Daten verarbeitet:
Inhaltsdaten:
- Inhaltliche Äußerungen
- Ton- und Bildaufnahmen
- Ggf. Umfeld (Wohnung, Arbeitsplatz oder sonstige Aufenthaltsorte)
- Grafische oder textliche Chatnachrichten
- Anzeige des eigenen Bildschirms im Falle des Teilens
Metadaten über:
- Die Durchführung der Kommunikation (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, ggf. Profilbild)
- Berufliche Kontakte (Teilnehmer*innen)
- Anrufverlauf (Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation)
- Name des Meetings
- Geräte-/Hardwaredaten
- Verbindungsdaten (Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeiten, IP-Adressen)
- Standortdaten
- Support und Feedbackdaten
Betroffene von der Datenverarbeitung sind je nach Kommunikationsteilnehmer*in:
- Beschäftigte
- geschäftliche Kontakte
- Ggf. Dritte (die sich im Umfeld der teilnehmenden Person aufhalten)
Rechtsgrundlage für die Nutzung von Videokonferenz-Tools als betriebliche Kommunikation ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG. Danach ist die Verarbeitung zulässig zum Zwecke der Erfüllung der geschuldeten Leistung im Rahmen des bestehenden Beschäftigungsverhältnisses.
Bezogen auf die geschäftliche Kommunikation erfolgt die Datenverarbeitung entweder ebenfalls zur Erfüllung eines bestehenden Vertragsverhältnisses bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen aufgrund einer Anfrage, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.
Für den Fall, dass die Konferenz aufgrund besonderer Umstände des Einzelfalls aufgezeichnet wird, beruht die damit einhergehende Datenverarbeitung auf Ihrer ausdrücklich erteilten Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO.
Mit dem aufgeführten Dienstleister ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen worden, um eine sichere Verarbeitung Ihrer Daten zu gewährleisten.
Die Datenverarbeitung erfolgt nach Möglichkeit innerhalb der Europäischen Union bzw. in einem Mitgliedsstaat des Europäischen Wirtschaftsraums. Sofern in Abweichung hiervon Daten in sogenannte Drittländer übermittelt werden, haben wir die erforderlichen Maßnahmen nach Art. 44 ff. DS-GVO getroffen, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten. Im vorliegenden Fall haben wir daher Standardvertragsklauseln mit den oben aufgeführten Dienstleistern geschlossen.
Ihre Daten werden für die Dauer der Videokonferenz gespeichert und unverzüglich nach Zweckfortfall gelöscht.
Gemäß Art. 15 ff. DS-GVO haben Sie das Recht auf
- Auskunft über die Verarbeitung Ihrer Daten
- Berichtigung unrichtiger Daten
- Löschung Ihrer Daten bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen
- Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten
- Löschung Ihrer Daten bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen
- Einschränkungen der Verarbeitungen Ihrer Daten
- Widerspruch, wenn die Datenverarbeitung auf unser berechtigtes Interesse zurückzuführen ist
- Widerruf Ihrer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
Wollen Sie Ihre Rechte uns gegenüber wahrnehmen, senden Sie bitte eine E-Mail an datenschutz@stadtreinigung.hamburg oder kontaktieren Sie uns schriftlich über unsere Postadresse.
Daneben haben Sie das Recht eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.
Sollten Sie weitergehende Fragen zu der Verarbeitung Ihrer Daten haben, wenden Sie sich gerne an uns.
Für zusätzliche Informationen möchten wir auf die Angaben von Microsoft Teams hinweisen: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy